E-facturatie: deadline 1 januari 2026 nadert Delen

Ten laatste vanaf 1 januari 2026 zal u als Belgische BTW plichtige facturen opstellen, verzenden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat (wet van 06/02/2024, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20/02/2024). Een pdf-factuur via e-mail is dan niet langer geldig. De verzending hiervan gebeurt via het Peppol netwerk. Ondernemingen sluiten zich éénmalig aan via een ‘access point’ naar keuze, vergelijkbaar met een telecomprovider. Daarna kunnen facturen veilig en uniform worden uitgewisseld met alle andere aangesloten partijen.

Voor welke transacties is e-facturatie verplicht?

De verplichting geldt voor transacties:

• tussen in België gevestigde BTW-plichtigen, alsook voor kleine ondernemingen die onder de BTW vrijstellingsregeling vallen (omzet < € 25.000);
• voor leveringen van goederen en diensten die in België plaatsvinden en niet zijn vrijgesteld onder artikel 44 van het Btw-Wetboek;
• voor gemengde btw-plichtigen, maar enkel voor hun btw-belaste activiteiten.

Er is geen verplichting voor B2C.
Hierdoor vallen facturen aan particulieren buiten de verplichting. Daar mag u voorlopig op de klassieke manier blijven factureren.

• Bekijk of u onder de verplichte B2B e-facturatie valt via https://efactuur.belgium.be
• U kan nazien of uw software Peppol-compatibel is voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Hierna vindt u een lijst met softwareoplossingen: https://efactuur.belgium.be/nl/article/softwareoplossingen-voor-het-verzenden-ontvangen-en-verwerken-van-elektronische-facturen

Ter info: tot eind 2027 bestaat een verhoogde fiscale aftrek voor 120% omtrent investeringen in e-facturatie door zelfstandigen en kleine vennootschappen.

Risico op boeten

Beschikt u niet over de technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen, dan kan de btw-administratie vanaf 2026 administratieve boetes opleggen (KB 08/07/2025, BS 14/07/2025):

• € 1.500 bij een eerste overtreding
• € 3.000 bij een tweede
• € 5.000 vanaf de derde

Een nieuwe overtreding telt pas als ‘volgende’ wanneer ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld.
Ook de bestaande boetes voor het niet uitreiken van een factuur of voor onvolledige/onregelmatige facturen blijven gelden, óók voor gestructureerde elektronische facturen.